Information om den nye bogføringslov
Der er i denne tid stort fokus på digitalisering af bogholderiet. I blandt andet den forbindelse har erhvervsstyrelsen offentliggjort en bekendtgørelse med en række krav, som virksomheden skal opfylde. NetSuite anses som et specialudviklet bogføringssystem og dermed er kunder med dette ERP-system underlagt kravene for et sådant.
Der gælder generelt at virksomheden der benytter et specialudviklet bogføringssystem SELV skal sikre at dette lever op til kravene der gælder for et digitalt bogføringssystem fremsat af erhvervsstyrelsen.
Reglernes ikrafttrædelse
Reglerne gælder fra regnskabsår startende 1. januar eller senere. Har man derfor som eksempel regnskabsperiode 01.01-31.12, er reglerne gældende fra 1. januar 2025. Det gælder også, at hvis man har regnskabsperiode der slutter 30.06, er reglerne gældende fra 1 juli 2025.
Virksomhedens pligter når denne har NetSuite som bogføringssystem
For at sikre overholdelse af den nye Bekendtgørelse om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer, skal virksomheden kunne dokumentere, at virksomhedens eget NetSuite miljø opfylder følgende funktioner og sikkerhedsforanstaltninger (det er derfor ikke nok generelt at dokumentere at NetSuite overholder dette, der skal tages udgangspunkt i ens egen NetSuite installation og brug):
Registrering og Opbevaring:
Dokumentér, at NetSuite-miljøet registrerer alle virksomhedens transaktioner løbende med tilhørende bilagsinformation samt sikr, at dokumentation for alle registreringer og bilag opbevares i mindst 5 år.
NetSuite-miljøet skal indeholde følgende felter:
- Transaktionsdato
- Beløb
- Bilagsnummer
- Transaktionstekst
- Transaktionsdagens valutakurs, hvis registreringen ikke sker i DKK
Hver transaktion skal have følgende information:
- Registreringsdato
- Fortløbende transaktionsnummer eller- id
- Initialer på den person eller det program, der har bogført transaktionen
It-Sikkerhed og Backup
Dokumentér, at NetSuite-miljøet overholder anerkendte standarder for it- sikkerhed, inklusiv effektiv bruger- og adgangsstyring samt at systemet udfører automatisk sikkerhedskopiering af alle registreringer og bilag mindst 1 gang ugentligt
Mindst 1 gang om ugen skal der tages backup
Sikkerhedskopi skal være på en server i et EU. Eller EØS-land, hos en ikke
nærtstående part
Data der skal gemme vedr. transaktioner, skal indeholde:
Udstedelsesdato
Leverancensart
Beløb
Afsender og modtager; herunder navn, adresse og CVR-nummer eller SE-nummer
Momsbeløbets størrelse
Betalingsoplysninger
Understøttelse af Automatiserede Processer
Dokumentér, hvordan NetSuite miljøet understøtter automatisering af administrative processer, herunder e-fakturering, og kan fremsende og modtage elektronisk faktura og kreditnota via Nemhandel i OIOUBL-format.
At systemet kan generere en SAF-T-fil som krævet af Erhvervsstyrelsen og understøtter finansiel afstemning med virksomhedens bankkonto.
Dokumentér, at ens NetSuite miljø understøtter afstemning af virksomhedens bankkonto og viser evt. differencer herved
Detaljeret Dokumentation per Transaktion:
- Dokumentér, at NetSuite har felter for registrering af transaktionsdato, beløb, bilagsnummer, transaktionstekst og kursomregningsfaktorer for hver transaktion.
- Og at hver bogført transaktion tildeles en registreringsdato, et fortløbende transaktionsnummer og oplysninger om den person eller det program, der har foretaget registreringen.
Kontrol
Det er beskrevet af Erhvervsstyrelsen at denne vil gennemføre en risikobaseret kontrol for om virksomheden med et specialudviklet system opfylder ovenstående.
Vi som Omnit vil følge og opdatere løbende med Oracles NetSuites egne publiceringer vedrørende disse nye krav. Det pointeres dog, at ovenstående er virksomhedens eget ansvar at dokumentere. Som eksperter i NetSuite, og herunder et markant fokus på finansafdelinger der bruger NetSuite, bistår vi gerne med hjælp til virksomheden for at dokumentere ovenstående.
